전자문서 시대에도 여전히 종이 문서, 팩스, 회의록과 같은 비전자 기록물은 업무 현장에서 빈번하게 발생합니다. 이러한 기록물을 체계적으로 관리하지 않으면 감사나 분쟁 상황에서 책임 소재를 입증하기 어렵고, 업무 연속성도 보장할 수 없습니다. 그러나 실무 현장에서는 왜 비전자 기록물을 등록해야 하는지에 대한 이해보다 시스템 사용법만 강조되는 경향이 있습니다. 이 글에서는 비전자 기록물과 첨부물 분리 등록의 실제 절차를 살펴보고, 형식적 관리를 넘어 실질적 의미를 되짚어보겠습니다.
비전자 기록물 등록 절차와 시스템의 한계
비전자 기록물이란 종이 문서, 팩스 접수, 회의록 등 전자결재가 이루어지지 않은 기록물을 의미합니다. 대면으로 결재받거나 외부기관에 접수된 서류, 회의록 등이 여기에 해당합니다. 특히 회의록의 경우 내부 결재를 받았더라도 참석자 서명이 포함된 원본은 비전자 기록물로 분류됩니다. 또한 주요 행사 시청각 자료나 업무 관련 각종 대장 등도 비전자 기록물에 포함됩니다.
이러한 기록물을 등록하는 방법은 업무관리시스템 K-에드파인의 문서 등록대장에서 비전자문서 등록 기능을 이용합니다. 등록 완료 후에는 문서 맨 앞장에 분서번호나 등록일자, 처리과명, 공개 여부 등의 내용을 수기로 기재해야 합니다. 비전자 기록물 등록번호 표시 방법은 문서 종류에 따라 다릅니다. 문서번호란에 표시되어 있는 기록물은 해당 문서번호 표시란에 표기하고, 접수일에 접수된 경우는 접수번호란에 접수 등록번호 및 일자 등을 표기합니다. 그 이외의 문서는 문서 맨 앞장 좌측이나 우측 상단에 표기하는데, 생산 문서는 좌측 상단에, 접수 문서는 우측 상단에 도장을 찍어야 합니다.
실제 등록 과정을 살펴보면, 문서 등록 대장에서 연도를 선택하고 문서 종류를 비전자로 선택한 후 조회를 클릭하면 생산된 비전자 문서 목록을 볼 수 있습니다. 예를 들어 대한결핵협회 전라북도 지부에서 크리스마스 실무 협조 요청이 팩스로 접수된 경우, 접수 탭에서 과제 카드를 선택하고 문서 제목을 간단히 작성합니다. 공개 여부는 관계법령, 부분공개, 비공개 중 선택하며, 개인정보가 있거나 행정 열람을 제한하려면 비공개로 처리합니다. 첨부파일로는 팩스를 스캔한 파일을 업로드하고, 접수자와 담당자를 지정합니다. 접수일자와 시행일자를 입력한 후 저장하면 비전자문서 등록이 완료됩니다.
생산 문서의 경우도 마찬가지로 과제 카드를 선택하고 문서 제목을 작성합니다. 공개 여부를 설정하고 필요시 첨부파일을 추가합니다. 기안자는 본인이지만 결재자는 상급자나 교장으로 지정해야 하며, 기안일자와 시행일자를 입력합니다. 문서 종류는 일반적으로 내부결재와 일반문서를 선택하고, 쪽수를 입력한 후 저장합니다. 단, 문서 하나당 최대 100쪽까지만 가능하므로 150장인 경우에는 1차, 2차, 3차로 분할하여 등록해야 합니다.
| 구분 | 등록번호 표시 위치 | 결재 유형 | 쪽수 제한 |
|---|---|---|---|
| 생산 문서 | 문서 맨 앞장 좌측 상단 | 내부결재 | 100쪽 이내 |
| 접수 문서 | 문서 맨 앞장 우측 상단 | 대외시행 | 100쪽 이내 |
| 문서번호란 표시 기록물 | 해당 문서번호 표시란 | - | - |
하지만 이러한 절차 설명만으로는 비전자 기록물 관리의 본질적 의미를 이해하기 어렵습니다. 영상에서는 시스템 사용법을 단계별로 안내하지만, 왜 이 작업이 필요한지, 비전자 기록을 등록하지 않았을 때 어떤 문제가 발생하는지에 대한 설명은 부족합니다. 예를 들어 감사나 분쟁 상황에서 원본 문서를 제시해야 할 때, 비전자 기록물이 제대로 등록되지 않으면 책임 소재를 입증할 수 없습니다. 또한 업무 담당자가 바뀌었을 때 기록물이 체계적으로 관리되지 않으면 업무 연속성이 단절됩니다. 이런 실질적 문제의식 없이 절차만 따라 하게 되면, 비전자 기록물 관리는 형식적인 행정 절차로 전락할 위험이 있습니다.
첨부물 분리 등록의 개념과 실무 적용
첨부물 분리 등록은 비전자 기록물 등록과는 다른 개념입니다. 비전자 기록물 등록이 내부 결재가 되지 않은 기록물을 등록하는 것이라면, 첨부물 분리 등록은 전자문서의 첨부파일로 PDF 파일을 스캔해서 올린 경우 그 비전자 원본을 별도로 등록하는 것입니다. 가장 많이 하는 경우가 내부 결재를 받은 회의록의 스캔본입니다. 예를 들어 외부 참석자들이 서명한 회의록을 스캔해서 전자문서에 첨부했다면, 그 서명 원본은 첨부물 분리 등록을 해야 합니다.
실제로 첨부물 분리 등록을 하는 방법은 다음과 같습니다. 먼저 기안한 문서 중에서 첨부물 분리 등록을 해야 할 문서를 선택합니다. 예를 들어 2학기 교육과정 워크숍 결과 보고에 2개의 첨부파일 스캔본이 있다면, 해당 문서를 클릭하고 첨부물 분리 등록 버튼을 선택합니다. 첨부물 제목은 원 문서의 제목을 참고하되, 예를 들어 워크숍 결과보고서와 같이 입력하고 일반문서를 선택합니다. 생산기관은 해당 부서를 지정하고, 쪽수를 입력한 후 저장하면 첨부물 분리 등록이 완료됩니다.
첨부물 분리 등록은 그때그때 하는 것이 가장 편리합니다. 연말에 한꺼번에 정리하려고 하면 분실된 자료가 있을 수 있고, 어느 문서에 첨부되었는지 추적하기도 어렵습니다. 따라서 회의록을 작성하거나 외부 서명 문서를 받았을 때 즉시 첨부물 분리 등록을 하는 습관을 들이는 것이 중요합니다.
그러나 영상에서는 첨부물 분리 등록의 개념적 차이가 명확히 정리되지 않았습니다. 비전자 기록물과 첨부물 분리 등록이 어떻게 다른지, 왜 굳이 구분해야 하는지에 대한 설명이 부족합니다. 실무자 입장에서는 둘 다 종이 문서를 스캔해서 올리는 것처럼 보일 수 있지만, 전자문서로 스캔했을 때 원본 종이의 지위는 어떻게 되는지, 법적 증거력은 어디에 있는지와 같은 핵심 질문에는 답하지 않습니다. 예를 들어 외부 기관과의 협약서에 직인이 찍혀 있고 서명이 있는 경우, 스캔본만 있으면 되는지 원본도 보관해야 하는지, 원본을 보관한다면 어떤 방식으로 관리해야 하는지에 대한 안내가 필요합니다. 이런 판단 기준 없이 절차만 나열되면, 실무자는 '왜 남겼는지'를 설명할 수 없게 됩니다.
편철 원칙과 기록관리의 실질적 의미
비전자 기록물이나 첨부물 분리 등록을 통해 기록물을 등록했다면, 이제 편철해야 합니다. 특히 연말에 한꺼번에 하려면 분실된 자료가 있을 수 있기 때문에 가능하면 그때그때 바로바로 하는 것이 좋습니다. 편철 방법은 진행 서류 파일의 관리 중인 비전자 기록물을 업무관리시스템에서 출력한 색인 목록의 순서대로 정리하는 것입니다. 표지와 색인은 업무관리시스템에서 출력할 수 있습니다.
완료된 기록물은 진행 문서 파일에서 분리해서 업무관리시스템에서 출력한 기록물철 표지, 색인 표지와 색인 목록을 아래에 놓고 보존 용지를 씌운 후 집게로 고정하여 관리합니다. 편철 순서는 표지, 색인, 문서 순서입니다. 마지막으로 종이 문서는 100매 이내로 나누어서 편철해야 합니다.
업무관리시스템에서 표지 및 색인을 출력하는 방법은 다음과 같습니다. 업무관리 메뉴에서 과제 관리, 나의 관리 과제를 선택하면 과제 카드 목록이 나타납니다. 해당 과제 카드명을 클릭하면 비전자 기록물들의 표지와 색인을 출력할 수 있습니다. 표지색인 버튼을 클릭하면 표지색인 출력 화면이 나타나고, 비전자에 체크되어 있는 것을 확인한 후 표지를 출력합니다. 색인 목록은 법정 양식을 출력하는 것을 추천합니다. 이렇게 표지와 색인 목록을 출력한 다음 비전자 기록물이나 첨부물 분리 등록한 기록물을 편철하면 됩니다.
| 편철 단계 | 작업 내용 | 주의사항 |
|---|---|---|
| 1단계 | 업무관리시스템에서 색인 목록 출력 | 순서대로 정리 필수 |
| 2단계 | 기록물철 표지, 색인 표지 출력 | 법정 양식 사용 권장 |
| 3단계 | 완료 기록물 진행 파일에서 분리 | 그때그때 처리 권장 |
| 4단계 | 표지-색인-문서 순서로 편철 | 100매 이내로 분할 |
| 5단계 | 보존 용지 씌우고 집게로 고정 | 분실 방지 |
그러나 이러한 편철 절차 역시 기록관리의 본질적 의미와 연결되지 않습니다. 편철은 단순히 문서를 묶는 행위가 아니라, 업무의 맥락과 흐름을 보존하는 과정입니다. 색인 목록 순서대로 정리하는 이유는 나중에 특정 기록을 찾을 때 업무 처리 순서를 따라 추적할 수 있도록 하기 위함입니다. 100매 이내로 나누는 이유도 단순히 두께 문제가 아니라, 보존 과정에서 물리적 손상을 최소화하고 검색 효율성을 높이기 위함입니다. 하지만 영상에서는 이런 원칙의 배경을 설명하지 않고 '100매 이내로 나눠라'는 지시만 전달합니다.
더 큰 문제는 기록물 관리가 형식적 절차로만 인식될 때, 실무자들이 '왜 이 일을 해야 하는가'에 대한 문제의식을 갖지 못한다는 점입니다. 비전자 기록물을 제때 등록하지 않으면 감사에서 지적받거나, 민원이 제기되었을 때 증빙 자료를 제시할 수 없습니다. 첨부물 분리 등록을 하지 않으면 원본 문서의 법적 효력을 입증하기 어렵습니다. 편철을 체계적으로 하지 않으면 업무 담당자가 바뀌었을 때 인수인계가 제대로 이루어지지 않습니다. 이런 실질적 위험을 이해하지 못한 채 시스템 버튼만 클릭하게 되면, 기록관리는 '시키니까 하는 일' 정도로 전락합니다.
결국 비전자 기록물 관리는 전자문서로 완결되지 않는 업무 현실을 반영하는 중요한 과정입니다. 하지만 이 과정이 의미 있으려면, 왜 이 기록을 남겨야 하는지, 어떤 상황에서 활용될 수 있는지에 대한 이해가 선행되어야 합니다. 절차 중심의 교육이 아니라 원칙 중심의 교육이 필요한 이유입니다. 실무자들이 단순히 시스템 사용법을 익히는 데 그치지 않고, 기록관리의 본질적 가치를 이해할 때 비로소 형식과 내용이 일치하는 기록관리가 가능해질 것입니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 비전자 기록물과 전자문서의 첨부파일은 어떻게 다른가요?
A. 비전자 기록물은 내부 결재가 이루어지지 않은 종이 문서, 팩스, 회의록 등을 의미하며, 전자문서의 첨부파일은 전자결재 과정에서 참고자료로 첨부된 파일을 뜻합니다. 첨부물 분리 등록은 전자문서에 첨부된 비전자 원본(예: 외부 서명 회의록)을 별도로 등록하는 과정입니다.
Q. 비전자 기록물을 등록하지 않으면 어떤 문제가 생기나요?
A. 감사나 민원 상황에서 원본 문서를 제시할 수 없어 책임 소재를 입증하기 어렵고, 업무 담당자가 바뀌었을 때 인수인계가 제대로 이루어지지 않아 업무 연속성이 단절될 수 있습니다. 또한 법적 분쟁 시 증빙 자료로 활용할 수 없습니다.
Q. 편철할 때 100매 이내로 나누는 이유는 무엇인가요?
A. 100매 이내로 나누는 것은 보존 과정에서 물리적 손상을 최소화하고 검색 효율성을 높이기 위함입니다. 너무 두꺼운 문서철은 보관 중 변형되거나 손상될 위험이 크고, 특정 기록을 찾을 때도 시간이 오래 걸립니다.
Q. 첨부물 분리 등록은 언제 하는 것이 좋나요?
A. 회의록을 작성하거나 외부 서명 문서를 받았을 때 즉시 하는 것이 가장 좋습니다. 연말에 한꺼번에 정리하려면 분실된 자료가 있을 수 있고, 어느 문서에 첨부되었는지 추적하기도 어렵기 때문입니다.
Q. K-에드파인 시스템에서 비전자 문서 한 건당 최대 쪽수는 몇 쪽인가요?
A. 문서 하나당 최대 100쪽까지 등록 가능합니다. 만약 150장인 경우에는 1차, 2차, 3차로 분할하여 등록해야 하며, 각 분할본은 별도의 과제 카드로 관리됩니다.
[출처]
영상 제목/채널명: https://www.youtube.com/watch?v=VL3Jt9WFDvo